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2010年11月19日 星期五

在澳洲的鱷魚先生被魟魚的毒刺刺死前,我還滿喜歡魟魚的,它有魚和鳥的特性,看起來就像在水中飛行。幾年前鱷魚先生被刺死的新聞讓我誤以為魟魚是危險的生物,所以看起來不再那麼優雅了。不過最近在動物星球頻道看到介紹帛琉的魟魚(帛琉的海域很適合魟魚生長)讓我改觀,再過兩週我就要前往帛琉潛水,我知道會在那兒看到很多種類的魟魚,所以很有興趣地看了節目。


魟魚是很溫和的生物,牠只吃浮游生物,牠身體底部的過濾板的功用就是把海水和浮游生物過濾開來。牠的毒刺是用來防禦像鯊魚這種比較具攻擊性的生物,人類被刺死的例子並不多,據說鱷魚先生是直接被毒刺刺到胸腔,離心臟近所以死亡。

照片是一位叫Sandra Critelli的美國攝影師在墨西哥灣拍到的魟魚大遷移,非常壯觀。我想,我應該沒機會親眼看到這種場面。

最後,魟魚的英文叫做Ray,很好記吧!

2010年11月7日 星期日

簡報聖經

這本書是我多年前買的,當初是因為在Toastmasters需要做進階級演講才買的,當時我隨手翻了翻覺得不實用就把它擱一邊了,最近因為工作上需要做簡報才又把它拿起來看,沒想到,竟讓我對它完全改觀。這是一本值得看的工具書,如果你常常需要做簡報的話。

本書共有十三章,內容從簡報五戒,聽眾至上,經典開場白,視覺溝通,簡報格式,到活用措辭。中間有些章節,尤其是簡報製作及牽涉到技巧的部份我在此直接跳過,當然其中不乏極實用的建議,但我卻想推薦最後三章。前面的章節重點在幻燈片(也就是簡報內容)上,後面三章則是著重在口語表達部份。

我不是反應快的人,沒辦法在未準備好的情況下上台演講或做簡報,一定要練習再練習我才敢上台。但我發現很多人沒在練習的,我有朋友就是這種人,做完power point檔就可以上台了,我佩服這種人。作者說,很多他的客戶認為「口語練習」根本是雕蟲小技,覺得在別人面前「表演」很不自在,他們都想直接跳過這個過程,這些客戶老是對作者說:「別擔心啦!我會在正式簡報前彩排一次,一切都不會有問題的。」

不幸的是,作者看過太多企業人士的簡報彩排,每當幻燈片閃過螢幕時,簡報者總是瞄一眼幻燈片,嘴上說「好的,看到這張幻燈片,我要談談我們的業績收入…然後這張幻燈片,我要讓各位看看本公司的研發團隊。」聽起來很耳熟吧?這種彩排根本沒效果。大家都看過這種場面,簡報者不是一邊忙著點選電腦上的幻燈片就是翻閱幻燈片資料夾,然後嘴裡一邊唸唸有詞,但大家都聽不懂。

真正的口語練習是要大聲說出來,就像你在正式簡報場合中的表現一樣,口齒清晰地表達要點並有邏輯地陳述你的內容。

當簡報重點有了,該有的邏輯也有了之後,還不算完整,這樣的簡報聽起來會不連貫,而且很無聊。比如,我們常會看到一些經驗豐富、老成持重、信心滿滿的主管,站在台上侃侃而談。不過他們說話的方式都千篇一律:老是點一張幻燈片,然後說:「現在我要談的是…。」然後就直接切入內容。接著點選下一張幻燈片,又說:「現在我要談的是…。」,如此綿綿不斷,直到簡報結束。這樣的簡報不僅毀了連續感和流暢性,也對聽眾造成困擾。簡報者沒有提供聽眾幻燈片背後的關連性,所以聽眾只能一次看到一顆樹,無法綜覽全局。這些幻燈片沒秀出來的環節就要藉著簡報者的嘴,把它們串連起來。

這些關連性主要以兩種形式呈現:「內部串場話」,就是在把一張幻燈片和另一張幻燈片做有意義的串連;「外部串場話」,也就是把簡報各部份和聽眾串起來的言詞內容。

書內仔細介紹了十二種內部串場話,七種外部串場話,因為我本身不是業務,所以不是所有的內部串場話都適合我,但確實有好幾個非常實用,至於外部串場話,則可以視自己的個性及簡報屬性來選擇。比如其中一種外部串場話是我一直不敢也不想嘗試的,那就是問問題,問問題需要事先規劃並做好各種應變措施,及準備好每個應變措施的後續細節。這對我來講太複雜了,所以我用了「直接參照」這個外部串場話在我上週的簡報上:直接參照也有好幾種方式,上次簡報我用的方式是說一個和台下聽眾有關的故事(事實),也真的引起了聽眾的討論。這就把簡報內容和聽眾串起來了。

雖然上台簡報令我反胃,但有了這本工具書,突然覺得上台簡報沒那麼可怕了。